Saya di Asian Games 2018. Catatan Pribadi.

Sudah usai ASIAN GAMES 2018!

Di manakah saya sekarang?

Hmmm di Bloom.

Sambil sarapan sauteed mushroom, saya memindahkan file-file foto dan video yang sudah memenuhi iphone.

Lalu melintaslah lagi kejadian-kejadian dalam rekam memori.

GBK, Palembang, India, Aceh dan semua tempat  terkait Asian Games.

Di mana saat-saat  itu saya selalu menarik napas panjang lebih banyak daripada napas normal. Huffffff … Huffff…

Saya terlibat di perhelatan ini secara aktif sejak Feb 2018

Kala nama saya beberapa bulan sebelumnya disebutkankan oleh mas Whisnutama sebagai pilihan manusia yang dianggap mampu berkolaborasi dalam waktu singkat. 

Manusia yang tahan stress, bekerja cepat, ngak banyak omong dan yang penting tak punya kepentingan pribadi.  Jadi intinya saya digolongkan sebagai mahluk yang tahan banting dan cepat beradaptasi. Huhuhu.

Bummmm. 

Masuklah saya di tengah hiruk pikuk dan lalu lalang semua orang di kantor Inasgoc lantai 12, di departemen Ceremonies. Departemen yang mengurus hal-hal terkait Opening Closing, Torch Relay, Festival, Cultural & Welcoming dll.

“Halloooo saya Ayie, atau bisa juga dipanggil Celerina”

“Ayie yaaa … tanpa H”

(karena saat awal ada juga mbak Hayi sebagai atasan)

Saya sebagai apa?  Ngak jelas! Hahahaha

Ya udah pegang Festival ya /. Oke

Ya udah bantu di Torch Relay ya /. Oke

Ya udah bantu welcoming dan cultural ya/. Oke

Ya udah bantu ini bantu itu /. Oke

Dan merapatlah saya melihat denah GBK yang susah saya hapal hahahhaa.

Kalau petanya dibalik-balik saya puyeng tujuh keliling. 

Kemudian membaca rute Torch Relay yang susah juga mencantol di otak.

Jadi setiap saat  mencoba mengingat : Dari India ke Yogya, Mrapen, Semarang, Prambanan, …

Terjun bebas ke meeting-meeting yang saya ngak tau ujung pangkalnya. Tapi harus keliatan mengerti dan paham hahahhaa.

Otak itu disetel dengan cepat : klik ke venue, klik ke listrik, klik  ke dispora, klik kemana lagi.

Ehhhh dispora itu apakah?  Sumpah  saya belum pernah mengerti. Termasuk struktur pemerintahan.  Sementara semua orang bicaranya mengalir deras …. dan saya bengong.

Satu hari bisa ada 10 meeting, 5 diantaranya bersamaan.  Nahhhhh …. Badan saya ada berapakah? Satu. Otak saya?  Mungkin bercabang banyak. 

Saat itu adalah proses adaptasi dari ketidak tahuan menjadi sedikit lebih tahu.

Tapi ngak boleh kan sedikit lebih tahu?  Harus cepat paham!

Dan ngak ada sesama yang punya waktu untuk menjelaskan detail dari awal.  Kalaupun ada yang berkenan, waktunya  saya yang ngak ada.

Berarti saya harus berbagi beban nih.  Tarik ya orang yang sudah memahami saya.

Ya sudah siapa lagi …  masuklah Langlang.

Lumayan.  Langlang  bisa dipercaya untuk Festival dan Cultural

Saya sendiri masuk ke banyak bidang, karena pada perjalanannya,  ada perubahan struktur organisasi.

Direktur Ceremonies digantikan oleh Wakilnya : mbak Herti

Saya didaulat menggantikan posisi mbak Herti

Selamat datanglah pada semua hal, semua lini!

Pertama yang menarik adalah masalah rumput.

Rumput?  Ternyata jadi hal serius karena GBK akan dipergunakan untuk Opening dan Closing Ceremonies dengan persiapan yang panjang. Paling tidak harus 100 hari ditutup dengan lapisan yang dapat menahan beban panggung tanpa merusak lintasan atletik, yang juga akan dipertandingkan di tempat yang sama.

Pihak GBK sangat perhatian dengan masalah rumput ini.  Diskusinya panjang dan intens karena selama ini belum ada event dengan treatment sekompleks ini di Indonesia.

Lalu keluarlah satu istilah yang  baru sama-sama kita ketahui : PROFESOR RUMPUT.

Memang rumput ada ahlinya.  Rumput yang ada di GBK akan diangkat, digulung, dipindahkan ke lapangan lain dan dijaga kehidupannya.  Kemudian lahannya akan ditutup dengan ground protection yang kuat menahan beban berat,  tanpa merusak lintasan atletik.

Setelah ditelusur proses ground protection ini pernah diajukan oleh orang-orang di struktur organisasi sebelumnya. Namun info dan perkembangannya tidak pernah dibagikan kepada anggota team lainnya.  Sehingga prosesnya berulang lagi, namun dengan administrasi yang lebih rapi dan transparan.  Dengan berbagai pertimbangan,  akhirnya team memutuskan menggunakan Armor deck.  Nah mulailah proses penutupan lapangan.

Bagaimana dengan rumputnya? Nantinya rumput yang sedang dipelihara di lapangan lain akan dipindahkan lagi ke lapangan stadion, saat opening ceremony sudah selesai. 

Kedua adalah Panlak – singkatan dari Panitia Pelaksana

Panlak apa ya?

Saya harus hadir di meeting dengan mencoba merangkaikan alurnya

Oh ini tuh tim khusus membahas hal-hal terkait Opening dan Closing Ceremonies, termasuk penanganan VVIP dan  Spectators (penonton).

Karena otak saya adalah otak struktural, maka saya mencoba membuat skema kerjanya. Kebetulan masuk beberapa anak Prasetiya Mulya yang magang, jadi bisa membantu membuatkan flow chartnya.

Flow chart ini mempermudah memahami job desc masing-masing. Namun ternyata dari departemen lain kurang punya waktu untuk mengisi data.  Anak-anak Prasmul ini juga on – off sih. Suka ada, suka ngak juga karena mereka memang masih kuliah. 

Jadi skema ini tak terlalu berguna pada akhirnya (tetapi semoga berguna bagi mahasiswa Prasmul ya).

Ketiga adalah Torch Relay

Ini benda apakah? Hahahaha

Ternyata ini adalah pawai membawa obor.

Banyak istilah baru : Torch Bearer, Torch Guard dll

Saya ngak tahu sudah sedalam apakah pembahasannya. Ternyata sudah panjang dan menunggu penetapan event organizer-nya.

Nampaknya ini adalah kegiatan yang rumit. Melibatkan banyak sekali pihak.

Sementara otak saya lemot banget ya hahaha.  

Dan tiba-tiba di dalam Surat Keputusan Kepanitiaan resmi, nama saya mentereng sebagai Torch Relay Director. Lhoo, kan harusnya bukan. Tapi akan direvisi.  Dan saya tetap harus berkonsentrasi pada kegiatan multievent ini. Ehhh puncaknya adalah person yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan ini mengundurkan diri. Gubrakkkkk. Hayooo Ayie,  segera pandailah tentang Torch Relay ini.

Kemudian ada aktivitas lain yang membutuhkan kecepatan pemahaman :  Welcoming and Culture.  Bagaimana kita melakukan penyambutan kepada delegasi yang datang di Athlete Village dan mengadakan panggung hiburan di area tersebut setiap malam.  Panggung gembiranya di 3 tempat ya : 2 di Palembang, 1 di Jakarta. Okeiiiii.

Ditambah dengan perencanaan pembuatan Festival di lingkungan stadion GBK dan Jakabaring. Ukur sana sini, karena harus segera membuat RAB. Koordinasi sana sini karena harus tahu apa yang sudah difasilitasi dan mana yang harus dimasukan ke RAB.

Tentang RAB ini, saya belajarlah membuat KAK – semacam TOR untuk tender. Biasanya kan  tender itu berlandaskan pada angka penawaran yang terendah. Atau faktor angka yang diajukan vendor menjadi pertimbangan utama, selain kelengkapan administrasi.  Nahhhh sekarang saya ubah deh. Karena pekerjaan-pekerjaan yang akan dikerjakan kebanyakan berdasarkan pada kemampuan kreatif dan eksekusi. Jadi kedua faktor ini merupakan faktor dengan nilai tertinggi.  Ya sempat menjadi perdebatan panjang. Tapi saya dan teman-teman maju terus pantang mundur untuk memberikan pengertian. Karena apa? Kita menginginkan hasil yang optimal. EO akan menjadi patner kerja. Sementara  pekerjaan saya dan tim ceremonies sudah sedemikian banyaknya.  Kalau mendapatkan vendor yang dodol, kan kita yang kelabakan. 

Hal penting lainnya  adalah : sudah adakah yang mendokumentasikan momen-momen persiapan event besar ini?  Ada. Tapi tidak maksimal.  Hayuuuu kita buat maksimal.  Lengkapi dengan tim Behind The Scene.  Karena pada akhirnya ini adalah catatan sejarah Indonesia. Dan bagaimana event ini dijalankan perlu untuk dibagikan sebagai bagian dari edukasi. 

Saya mencoba menyapu semua lini, membantu semua  pihak di departemen saya. Supaya tidak ada lubang-lubang besar yang akan menjebloskan kita semua. Tentunya bersama dengan mbak Herti yang baik hati. Ehh tentang pembagian tugas kita berdua ada yang istimewa : saya bagian yang bad cop,  mbak Herti bagian yang good-nya. hahaha. 

Kalau sudah bagian tegur menegur staf, biasanya saya.  Sampai dengan pertanyaan : are you ini or out?  Semoga ngak banyak yang sakit hati yaaa. Karena semua demi menyamakan irama kerja.  Butuh totalitas dan stamina yang tinggi.  

Demikian.  

Catatan lainnya, saya share di page lain yaaaa.