Saya di TORCH RELAY - Asian Games 2018. Catatan pertama

Sesuai janji,

Saya ingin berbagi kisah …

Masih seputaran Asian Games 2018

Sambil duduk cantik ditemani oleh secangkir teh

di pinggiran jalan Kranggan, Yogyakarta

(bersama Tesa-des yang sibuk dengan file-file BTSnya)

Yaaa selamat pagi Yogya!

Tiba di Adisucipto,  kemudian jalan kaki dengan Tesa-des menyeberangi rel kereta api untuk mencapai titik grab.

Pernah meniti jalan yang sama dengan arah sebaliknya : dari  Hotel Platinum ke Adisucipto, saat itu  sesudah Konser Prambanan untuk Torch Relay 

Mengingat itu semua saya tersenyum sendiri.  

Ehmm sekarang tersenyum,  padahal pada saat menjalani eventnya hampir setiap hari berhitung : tahannnn tinggal 25 hari lagi …., tinggal 15 hari lagi ….  Hahahhaha

Torch Relay  (TR) 2018 

Wuahhhhhhh

Mulainya dari mana yaaa

Dari perkenalan dengan Hilmy deh.  Person in charge untuk proyek Torch Relay ini di Inasgoc. Hilmy sih orang yang sabar untuk menjelaskan dan memperkenalkan ke banyak pihak yang terkait.  Tapi saya masih susah mencerna. Karena ya masih wira wiri ke sana sini untuk urusan yang lain.  Sekilas saya membaca di struktur organisasi, Hilmy dibantu oleh Nico, Sunu dan adminnya : Intan. Mereka berempat didampingi oleh staf Ceremonies Dept.  lainnya  yang tidak dalam garis fungsi:  ada Wina,  ada Taufik, ada Omar.  Tetapi lambat -laun Wina mulai berkonsentrasi untuk pekerjaan di Opening dan Closing.  Omar khusus untuk Sumatera Selatan. 

Saya masuk ke tim TR selaku Vice Director Ceremonies.  
Untuk mengkordinir dan  membantu Hilmy. 
Banyak meeting, termasuk  Koordinasi  dengan seluruh Kadispora Propinsi dan Kota/Kabupaten di Hotel Menara Peninsula. 

Rapat Koordinasi Kadispora Indonesia & Pihak Terkait

Meeting Koordinasi dengan Kadispora seluruh DKI Jakarta dan Kepulauan Seribu

Atau meeting-meeting di Kementrian dll.
Hilmy senang memperkenalkan saya sebagai atasannya
kemudian bercerita panjang lebar tentang apa yang telah dikerjakan.

Bersama Hilmy sebelum meeting di PMK 

Hilmy juga mengundang saya hadir di proses penjurian calon EO TR.

Saya mendengarkan patah-patah. Karena hanya 3 vendor dari total (kalau ngak salah) 5 yang saya ikuti. Muka-muka yang familiar.  Ada yang saya tahu secara profesi bahwa orang yang diajukan bukan berkutat dengan event bersifat multievent, tetapi lebih sebagai seorang Show Director.  Atau ada seorang legenda dalam road show artis. 
Ya beragam.  

Untuk itulah pentingnya peranan Kerangka Acuan Kerja (KAK) – yang dibuat oleh pengguna jasa.  Agar vendor yang dipilih bisa mendekati kriteria yang diinginkan. 

Dari 3 yang saya dengarkan presentasinya ada 2 yang menonjol.  Keduanya mengklaim pernah melakukan kirab obor untuk event yang sama.  Kesimpulannya adalah : yang mereka jual adalah port-folio perorangan, bukan port-folio perusahaan. 

Nilai dari para juri ini akan disatukan dengan nilai dari Pokja terkait angka yang ditawarkan, kelengkapan administrasi dan bobot SDM. 

Karena beban kerja TR yang rumit,  maka sebelum dilakukan pengumuman pemenang, diadakan  lagi Clearing House guna memastikan kompetensi Vendor terpilih secara lebih mendalam.  Pada proses ini yang melakukan penilaian dan pengujian adalah level atas.  Seyogyanya semua vendor  yang dipanggil mengirimkan timnya secara lengkap dengan key person yang tangguh.  Namun demikian hanya satu vendor yang terlihat menonjol.  Dan memang pada akhirnya tim inilah yang menjadi pemenang. 

Lalu kita bersorak horeee!

Karena akhirnya kita mendapatkan juga patner kerja di akhir April. 

Waktunya tinggal  sekitar 2,5  bulan  menuju pelaksanaan TR  India (15 Juli) dan nasional. 

Waktu yang ajaib.  Hahahahaha. 

Tanpa napas jadinya yaaaa . 

Lalu ada waktu untuk menyatukan barisan?

Pararel ajaaaaa. 

Ada waktunya untuk saling mengenal?

Pararel ajaaaa.

Apa yang harus dikerjakan duluan?

Pararel jugaaaa

Hahahhahaa

Bagi badan deh. Karena dengan waktu yang sesingkat ini tidak mungkin kita melepaskan semua pekerjaan ini kepada EO.  Kendalinya tetap di kita, terutama yang terkait dengan pemerintahan. 
Nanti di konvoi ada yang menempel terus, di tim luarpun ada yang membuka jalan dan mendampingi. 

Baiklah.  Mulai masuk ke eksekusi. Karena bulan Mei sudah ditetapkan merupakan bulan action bukan lagi plan.

Semuanya coba ditata, ketiba tiba-tiba hadir bad news : Hilmy mengajukan pengunduran diri. 
Nahhhh kan ....  

Alasannya sih  bisa diterima. 

Bahwa dengan semakin intensnya pekerjaan, maka pekerjaan rutin di luar Inasgoc tidak bisa lagi dihandle dengan baik (memang saya menekankan untuk bekerja 24 jam sehari hahaha).

Jika sebagai kepala keluarga, memang jadi repot sekali ya. Apalagi menyangkut periuk nasi.

Ya sudahlah ya. 

Langkah terbaik sekarang adalah menyiapkan diri untuk menjadi tiang penopang

Bersama-sama mbak Herti, menyusuri semua data dan melakukan perencanaan.

Tidak mudah memang, tetapi ya begitulah yang harus dijalani. 
Saya dan mbak Herti mulai melakukan meeting-meeting TR tanpa Hilmi 

Rapat Koordinasi TR dan Festival di Palembang

Kemudian  yang terpenting adalah menanyakan komitmen anggota lainnya

Termasuk Nico – yang masih belum in charge full. 

“Nico, kamu in or out?” Hahahaha

Saya selalu terus terang ya.  Karena dalam kondisi yang seperti ini tidak mungkin lagi berbasa basi. 

Pada akhirnya Nico mendatangi saya di NetTV malam hari,  untuk mengatakan bahwa dia mau tetap bergabung.  Nahhhh bagus!

Semangat yaaa. 

Nico ini memiliki keahlian di tv program. Jadi sangat membantu untuk konser2 TR yang akan on-air di TV partner. 

Anggota TR yang lain relatif aman.

Lalu berbagilah tugas antara saya dan mbak Herti :

Saya operasional : melakukan survey ke India dan kota2 Indonesia

Mbak Herti menggawangi administrasi, karena dia yang mengetahui kerangka budget : termasuk pendistribusian seragam.

Hal lain adalah menyelesaikan perjanjian dan ketentuan dengan pihak ketiga seperti : TNI dan Kepolisian,  Istana, Sponsor dan Pemda

Yang  mengetahui semua sejarahnya ini adalah Sunu. 

Tetapi kita sudah putuskan tidak boleh ada ketergantungan pada satu orang.

Case keluarnya Hilmy pada saat peak pekerjaan adalah salah satu pelajaran.

Secara level strukturpun beban kerja tidak seharusnya ada pada seorang Sunu semata.

Mau tidak mau saya dan mbak Herti berkutat dan terjun untuk memahami medannya, sekaligus berkenalan dengan tim EO melalui cara kerja mereka. 

Perjuangan dimulai!

Dengan melakukan survey ke daerah dan New Delhi, untuk mengatur titik-titik lari

Survey  ini bersama tim bentukan baru. Inasgoc dan EO.

EO inipun adalah orang2 rekrutan baru, yang semuanya belum pernah melakukan TR dengan titik sebanyak ini. Jadi sambil berjalan, sambil menyamakan persepsi, langkah dan ketahanan.  Benturannya pasti ada dan itu pasti banyak. Hahaha.

Saya tercatat untuk  Aceh, Palembang, Lampung, India, Makassar, Jawa Barat, Prambanan dan sebagian DKI Jakarta.  Saya memperkecil wilayah jangkauan, karena pada saat yang bersamaan tiba-tiba mendadak mendapatkan tugas untuk membuat  Opening Video - di Opening Ceremony. Khusus untuk Opening Video ini sifatnya masih rahasia. Hanya tim kecil saja yang tahu. Sehingga saya harus benar-benar menjaga konsentrasi dan stamina badan untuk berputar sana sini : Jakarta – Aceh – Jakarta – Palembang …. begituuuu terus. Dengan meeting-meeting tengah malam di Jakarta, lalu kembali mengejar pesawat.  Begitulahhhhh ….

Aku, mbak Herti, Intan, Sunu, Nico, Taufik, Wina.

Selama sebulan  lebih menyisir 18 propinsi, 53 kota dengan banyak titik.  Bertemu dengan pemerintah propinsi dan kota. Umumnya diwakili oleh Sekda, Kadis Dispora Propinsi, Kadis Dispora kota/kabupaten.  Selain itu ya pihak kepolisian dan Dan Lanud untuk kota-kota yang akan dilintasi dengan menggunakan moda angkutan udara.

Dispora Aceh - Menjelaskan dari awal. 

Mako Lanud Sultan Iskandar Muda 

Bukan hal mudah dalam melakukan survey
Ada daerah-daerah yang sudah mengetahui, ada juga yang blank sama sekali.
Ini seperti aku seorang yang sok tahu -karena juga belum paham 100%, tetapi kemudian menerangkan ke sana sini hahahaha. 

Bersama Sekda Propinsi Sumsel - sesudah meeting Koordinasi

Banyuasin - Sumsel 

Makassar - Sekda dan Kadispora Sulsel 

Jawa Barat - Sekda dan jajaran. 

Selain itu banyak hal penting yang bukan wilayah Inasgoc, tetapi merupakan unsur utama dalam penyelenggaraan kegiatan di daerah.  Misalnya soal anggaran. Nah ini anggarannya dari mana? Ehhhh akupun bingung hahaha. Konon menurut asal usulnya itu dari Kemendagri. Kalau sudah begitu, saya akan menerima keluh kesah dan omelan dari semua pihak.  Pada awalnya saya bingung ya, tetapi lama-lama memahami dan terbiasa.

Saat pulang ke Jakarta, jika bertemu dengan mbak Herti biasanya kita saling berbagi pengalaman seru, kesal dll.  End up-nya kita berdua ya ketawa-ketawa sambil membulatkan semangat dan tekad : HARUS BERHASIL!.  Tentang selalu mendapatkan omelan ya sudah kita terima saja. Kita bilang : Nasib! 

Kalau pas ada di Jakarta  seharian, maka saya seperti menerima banyak pasien hahahaha. 

Langlang menunggu untuk Festival dan tendernya,  Indra menunggu untuk Welcoming dan Cultural Atlit,  Tim Opening Video membahas jadwal shooting, meeting dengan TNI, ini itu,  walhasil saya susah kembali ke rumah dan jarang tidur.  Sudah sedemikian padat, hingga saya tidak berhasil melakukan survey ke Bogor, Cianjur.  Anak EO yang saya titipi untuk melakukan hal itu tiba-tiba kena tipes. Wahhhhhh serulah. Baru beberapa minggu dan dia sudah terjungkal sakit.

Oleh karenanya banyak sekali saya menarik napas panjang – untuk menjaga kesabaran, keuletan, dan mengisi otak.

Kemudian perjalanan ke India bersama dengan Sekjend,  tim International Relationship (IR) serta salah satu anggota tim dari TNI AU.  

Dalam hal ini Sekjend menjadi jembatan dengan pihak IOA India.  Karena hanya beliau yang pernah hadir pada pertemuan awal.  Peserta meeting awal lainnya sudah pada gone dari struktur  atau tidak dapat hadir hahahaha.  Misinya adalah :

1    . melakukan survey di 2 kota : Chennai & New Delhi

2    . melakukan persiapan dan koordinasi dengan KBRI di New Delhi

3    . penandatanganan MOU dengan Indian Olympic Association (IOA). 

Mengapa India?  Karena Asian Games (AG) I dilakukan di India. Sehingga sumber api obor salah satunya dari api abadi India.  Sumber api lainnya adalah dari  Mrapen, Grobokan, Jawa Tengah. Kedua api ini akan dijadikan satu di Prambanan. Hasil penyatuannya (aku menyebutnya sebagai anaknya) yang akan dikelilingkan ke seluruh rute di Indonesia.

Mengapa ada TNI AU? Karena tim TR terdahulu di bawah perencanaan Hilmy telah menjalin koordinasi dengan TNI AU untuk membawa si api abadi di dalam  pesawat mereka. Hal ini tidak dapat dilakukan oleh pesawat komersial. Sehingga perlu dilakukan koordinasi ground handling di Chennai dan New Delhi.  Pesawat akan transit sebentar di Chennai untuk pengisian bahan bakar sebelum lanjut ke New Delhi dan demikian sebaliknya saaat kepulangan ke Indonesia.  Sehingga ada 2 tim yang berangkat terpisah : Chennai dan New Delhi. 

Mengapa IOA?  Karena merupakan organisasi olahraganya dan yang akan melakukan TR pertama di New Delhi, di seputaran stadion Major Dhyan Chand. Api abadi India berada di stadiun ini. 

Tantangan pertama adalah suhu.

Saat itu New Delhi bersuhu 45-47C  huhuuuuu. 

Rasanya seperti bernafas dan beraktivitas di belakang knapot mobil atau mesin AC.
Saya sendiri pada malam sebelum pergi ke India  demam tinggi. 
Dokter  melarang saya untuk berangkat. 
Namun saya bersikukuh, sehingga akhirnya diperbolehkan.  
Ternyata dengan padatnya acara di New Delhi, saya menjadi kuat dan sembuh hahaha. 

Semua kegiatan berjalan lancar.   Ya so far di atas kertas terkendali: MOU dapat ditandatangani, koordinasi dengan KBRI terjalin, telah dilakukan perkenalan dengan calon panitia TR India dan telah dilakukan pengumpulan data biaya ground handling  pesawat di New Delhi dan Chennai 

Sesampainya di Jakarta, saya langsung menuju kantor karena sudah dinantikan Langlang untuk mendampingi Clearing House welcoming dan cultural. Tanpa napas harus berjuang untuk hal lain yang rumit hahahaha. Otak mana otakkkk ... mengumpullah! 

Meeting di KBRI India

Meeting di IOA - New Delhi 

Penandatanganan MOU dengan IOA 

Terimakasih ya IOA. 

Waktu terasa tanpa batasan.  Bergeraknya seperti terbang.

Sementara penyesuaian dengan pihak EO masih terus berjalan. 

Dari mereka sudah mulai bertumbangan karena kombinasi saya dan mbak Herti ternyata terlalu perkasa.  Terutama mbak Herti : wanita tanpa istirahat.  Dia bisa berkonsentrasi di jam berapapun.  Saya sendiri mulai mengendorkan power saya.  Karena kalau dua-duanya bergerak maksimal, maka anak2 EO ini akan lenyap.  Hahahaha. 

Nah di sinilah butuh penguasaan ego.  Hal ini bisa terjadi dari kematangan seseorang. Saya dan mbak Herti bisa melakukan ini bergantian. Karena bagi kita berdua, pencarian nama dan panggung itu sudah bukan masanya. Sementara gempuran dari banyak kepentingan datang bertubi-tubi.  Kitanya menanggapi dengan kepala dingin dan saling support. Peranan tetap sama : saya yang tegas dan bad cop,  mbak Herti dengan rayuan dan good cop. 

Termasuk menghadapi beberapa masalah  karena ketidak sesuaian langkah antara Inasgoc, EO dan TNI AU. 

Bayangkan saja : Inasgoc + EO baru terjadi dalam waktu dua bulan.  Kami adalah kumpulan profesional yang masih mencari format.  Sementara TNI itu adalah organisasi yang sangat rigid dan terstruktur.  Dibutuhkan kesabaran yang tinggi dari kedua belah pihak.  Terutama karena kita tidak terbiasa dengan prosedur keberangkatan non komersial. Ada crew handling, ada ground handling, ada pergerakan barang-barang, pengisian manifest pesawat dll. 

Kemudian, di dalam konsepnya secara ideal dipaparkan adanya obor yang dibawa dengan kuda-kuda gagah di Bromo, dengan kapal Dewa Ruci, penyelaman di Raja Ampat dll. 

Bermimpi dan ber-ide boleh. Tetapi untuk mewujudkannya harus kuat hati dan tenaga. Dengan komitmen dari Panglima TNI hal tersebut dapat diselenggarakan.  Tetapi tetap kan ada biaya operasional yang harus dikeluarkan.  Nahhh hitungannya di RAB ngak masuk akal untuk mampu mengadakan semua kegiatan itu.  Jadinya ya saya bolak balik ke Mabes AD- Cilangkap untuk mendiskusikan penyesuaian angka dan eksekusinya.

Mabes AD - Cilangkap

Demikian pula dengan konsep berselancar di Bali membawa obor.  
Ahayyyy nice di paper yaa. Tetapi rumit di pelaksanaannya. 
Samsung memberikan Hamish sebagai peselancarnya. 
Tetapi kan, itu butuh koordinasi dan meeting teknis. 
Nah di sini timbul problem lagi. Karena biaya menjadi membengkak. 
Hamish harus didampingi oleh penarik selancar yang profesional tentunya 
saya terhubunglah dengan Nate Lawrence. 
Jika EO yang menghubungi, biayanya tinggi sekali
Tetapi ketika saya yang menelpon langsung Nate, ternyata Nate baik dan sangat kooperatif.
Bahkan menjadi free untuk bantuannya.  Kecuali biaya penyewaan speedboat dan bantuan lainnya.  Itupun saya bilang, biaya saya sangat terbatas.
Nahhh ini yang dinamakan pendekatan yang berbeda. Thanks Nate!
Lalu di sela-sela waktu yang sempit, saya menyempatkan terbang ke Bali bertemu  Nate guna membahas masalah teknis, jadwal latihan dan berterimakasih atas bantuannya.
Pertemuan saya dengan Nate memberikan rasa aman bagi Samsung sang sponsor dan juga pihak Hamish.  Hmmm. Demikianlah. Pada dasarnya semuanya bersikap sama, all out!
karena ini moment besar.

Begitulah kehidupan saya dan tim di TR

Kalau persiapan ini divisualkan mungkin seperti ketika kita naik kora-kora Ancol 

Di sela-selanya Sunu pergi ke Adelaide untuk mengurus produksi Torch dan Tinder Boxnya.

Di sela-selanya mbak Herti mengurus hitungan kebutuhan dan distribusi seragam bersama EO. 
Di sela-selanya meeting dengan para sponsor

Di sela-selanya ada meeting koordinasi di Jakarta yang melibatkan seluruh Dispora untuk menajamkan kreatif TR , beserta simulasinya

Di sela-selanya meeting dengan Sekpres di Istana Negara  untuk pelaksanaan TR di  tanggal 17 Agustus
Di sela-selanya membuat video simulasi TR untuk presiden. 

Di sela-selanya mengumpulkan data para atlit dan Torch Bearer

Di sela-selanya – tiba2 banyak tamu-tamu VVIP yang ikut serta sebagai Torch Bearer sehingga mengubah semua rundown yang sudah disusun manis

Di sela-selanya menyusun persiapan konser Prambanan

Di sela-selanya banyak hal lah.  
Dinamis banget banget banget! hahahaha

Benar-benar kora-kora! 
all the way!